วิธีการพิมพ์อีเมลและไฟล์แนบโดยอัตโนมัติ

การประสบความสำเร็จในโลกปัจจุบันมีส่วนเกี่ยวข้องกับการหาโซลูชันอัตโนมัติที่น่าเชื่อถือซึ่งจะเพิ่มความเร็วในกระบวนการทำงานของคุณและทำให้งานของคุณง่ายขึ้น ถ้าคุณทำงานในร้านขายปลีกค้าปลีกหรือภาคธุรกิจที่คล้ายคลึงกันมีโอกาสที่คุณจะได้รับเอกสารแนบอีเมลจำนวนมากพร้อมกับใบสั่งซื้อและใบเสร็จที่ต้องพิมพ์ แต่ถ้าคุณต้องพิมพ์สิ่งต่างๆบ่อย ๆ ก็อาจจะกลายเป็นงานเต็มเวลาได้อย่างรวดเร็ว ในสถานการณ์เช่นนี้ระบบอัตโนมัติในการพิมพ์สิ่งที่แนบมากับอีเมลของคุณจะทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลามากนัก

แต่อย่าลืมว่ากระบวนการอัตโนมัตินี้ไม่สามารถทำได้ผ่านทางเว็บแอ็พพลิเคชันเช่น Gmail.com หรือ Outlook.com จนถึงขณะนี้เฉพาะไคลเอ็นต์อีเมลเท่านั้นที่สามารถบรรลุฟังก์ชันนี้ได้ Chrome และ Firefox มีส่วนขยาย / ส่วนเสริมที่จะทำให้การพิมพ์เอกสารแนบอีเมลทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น แต่ก็ไม่สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ

ใช้โปรแกรมรับส่งเมลเพื่อพิมพ์ไฟล์แนบอีเมลโดยอัตโนมัติ

การใช้โปรแกรมรับส่งเมลเช่น Outlook หรือ Thunderbird จะ เปิดช่องทางใหม่ในการทำงานโดยอัตโนมัติ ด้วยส่วนขยายสิทธิ์เพิ่มและ / หรือสคริปต์ที่เหมาะสมคุณสามารถกำหนดค่าไคลเอ็นต์อีเมลของคุณเพื่อพิมพ์คิวใดก็ได้รวมถึงกล่องจดหมายของคุณ จากนั้นคุณสามารถตั้งกฎเฉพาะเพื่อพิมพ์อีเมลตามด้วยไฟล์แนบหรือพิมพ์สิ่งที่แนบมาโดยเฉพาะคุณสามารถกำหนดค่าเฉพาะเจาะจงได้มากขึ้นโดยกำหนดค่าโปรแกรมรับส่งเมลของคุณให้พิมพ์ขึ้นอยู่กับผู้ส่งหรือตามประเภทไฟล์ของไฟล์แนบ

หมายเหตุ: ผู้ให้บริการอีเมลของคุณไม่สำคัญ ตราบเท่าที่คุณใช้โปรแกรมรับส่งอีเมลแบบเฉพาะเช่น Outlook หรือ Thunderbird ระบบจะทำงานร่วมกับผู้ให้บริการอีเมล (Gmail, Hotmail, Yahoo ฯลฯ ) หากมีการกำหนดค่าอย่างถูกต้อง

หากคุณใช้ Outlook มีส่วนขยายที่ต้องชำระเงินจำนวนมากซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถดำเนินการได้อย่างสะดวก นี่เป็นตัวอย่างที่ดี:

• Office Addins
• EZDetach
• พิมพ์อัตโนมัติ
• พิมพ์เครื่องมือสำหรับ Outlook

หมายเหตุ: Add-ins ทั้งหมดข้างต้นจะมีราคาสูงกว่า $ 20 แต่ส่วนใหญ่จะมีระยะทดลองใช้

หากคุณไม่ต้องการจ่ายเงินมีทางเลือกฟรีในการพิมพ์เอกสารแนบอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ แต่จำไว้ว่าคุณจะต้องใช้เวลาในการปรับแต่งโปรแกรมอีเมลของคุณบ้าง ในกรณีที่คุณตัดสินใจที่จะไปเส้นทางนี้ให้เราสามารถทำให้งานของคุณง่ายขึ้น เราได้รวมวิธีการทีละขั้นตอนไว้สามวิธีเพื่อช่วยให้คุณบรรลุฟังก์ชันนี้ด้วยบัญชีอีเมลของคุณ

โซลูชันที่หรูหราที่สุดที่จะพิมพ์อีเมลและไฟล์แนบทางอีเมลโดยอัตโนมัติคือการใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ แต่การกำหนดค่าผู้จัดการอีเมลภายนอกเพื่อทำให้ขั้นตอนนี้โดยอัตโนมัติต้องการให้คุณใช้เงินเป็นจำนวนมาก ทำตาม วิธีที่ 1 เพื่อกำหนดค่า Automatic Email Manager 6 เพื่อพิมพ์อีเมลและไฟล์แนบอีเมลของคุณ พวกเขาเสนอระยะเวลาทดลองใช้ 30 วันดังนั้นคุณจึงสามารถทดลองใช้ได้ฟรีก่อนที่จะใช้จ่ายเงินใด ๆ

วิธีที่สอง ( วิธีที่ 2 ) หมายถึงการเพิ่มสคริปต์ VBA และกฎไปยัง Outlook แม้ว่าคุณจะได้รับคำแนะนำทางเทคนิค แต่ก็เป็นคู่มือที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดจากทั้งสอง ถ้าคุณไม่ชอบ Outlook มากคุณสามารถไปเส้นทางอื่น ( วิธีที่ 3 ) และใช้ Thunderbird พร้อมกับสองส่วนขยายเพื่อพิมพ์อีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณพร้อมที่จะเริ่มต้นแล้วให้ทำตามวิธีการด้านล่างเพื่อทำการพิมพ์เอกสารแนบอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ เอาล่ะ.

วิธีที่ 1: ใช้ตัวจัดการอีเมลอัตโนมัติ 6 เพื่อพิมพ์เอกสารแนบอีเมล

หากคุณไม่ได้ใช้โปรแกรมรับส่งเมลแบบพิเศษเช่น Outlook หรือ Thunderbird การกำหนดค่าผู้จัดการอีเมลภายนอกจะเป็นทางออกที่น่าเชื่อถือที่สุด ตัวจัดการอีเมลอัตโนมัติ 6 จะช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับกล่องอีเมลใดก็ได้รวมทั้ง POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo และรายการต่อไป

ซอฟต์แวร์จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดการกระทำที่เฉพาะเจาะจงโดยใช้ระบบกฎที่ใช้งานง่าย จะช่วยให้คุณพิมพ์จากผู้ส่งเฉพาะหรือพิมพ์เฉพาะเอกสารแนบจากอีเมล ทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อติดตั้งและกำหนดค่า Automatic Email Manager 6 เพื่อพิมพ์อีเมลและไฟล์แนบอีเมลโดยอัตโนมัติ:

1. ดาวน์โหลดโปรแกรมติดตั้งจากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ ถ้าคุณต้องการทดสอบก่อนคลิกที่ Download Demo
   
2. เปิด ตัวจัดการอีเมลอัตโนมัติ และทำตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่อติดตั้งในระบบของคุณ
   
3. เริ่มต้นแอ็พพลิเคชันและใส่ชื่อที่จะใช้สำหรับการอ้างอิงบัญชีของคุณ จากนั้นเลือก อีเมลที่มีที่อยู่นี้ และใส่อีเมลของคุณจากตำแหน่งที่คุณต้องการพิมพ์อีเมล สุดท้ายให้กด Next เพื่อดำเนินการต่อ
   
4. เลือกประเภทอีเมลของคุณจากรายการ หากผู้ให้บริการอีเมลของคุณไม่อยู่ในรายการที่ กำหนดไว้ล่วงหน้าให้ เลือกตัวเลือก ผู้ให้บริการอีเมลที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และค้นหาการกำหนดค่าอีเมลของคุณ กด Next เพื่อดำเนินการต่อ
   
5. ในหน้าต่างถัดไปให้เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบว่าที่อยู่เซิร์ฟเวอร์ของอีเมลของคุณถูกต้องหรือไม่ หากมีให้ใส่อีเมลและรหัสผ่านของคุณในช่องด้านล่าง จากนั้นคลิกที่ ทดสอบการเชื่อมต่อ เพื่อให้แน่ใจว่าการกำหนดค่าของคุณทำงาน สุดท้ายให้กด Next
   
6. ตั้งค่าช่วงการตรวจสอบบัญชีของคุณตามความต้องการของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดค่าให้ตรวจสอบเฉพาะระหว่างวันทำงานโดยคลิกที่ Advanced Scheduler คลิก ถัดไป เพื่อเลื่อนไปข้างหน้า
   
7. จากนั้นคลิกที่ Add action เลือก พิมพ์เอกสารแนบ หรือ พิมพ์อีเมลเนื้อหา ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการ กด Next และเลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการใช้
   
8. จากนั้นคุณจะมีตัวเลือกในการใช้ตัวกรองบางตัวโดยเลือก ไม่ หากคุณตองการใหใชงานทุกครั้งเลือก ใช  สุดท้ายกด OK เพื่อยืนยันการกระทำที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น
   
   หมายเหตุ: หากคุณต้องการให้ซอฟต์แวร์พิมพ์ทั้งเนื้อหาอีเมลและไฟล์แนบให้ดำเนินการต่อและสร้างการดำเนินการที่สองกับสถานการณ์อื่น ๆ ตัวอย่างเช่นหากการกระทำแรกของคุณเกี่ยวกับการพิมพ์สิ่งที่แนบมาให้สร้างข้อความที่สองซึ่งจะพิมพ์เนื้อหาอีเมล

หลังจากที่คุณกด ตกลง ผู้จัดการอีเมลอัตโนมัติ จะเริ่มตรวจสอบกล่องจดหมายและพิมพ์สิ่งที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณกำหนดไว้ก่อนหน้านี้

วิธีที่ 2: ใช้ Outlook เพื่อพิมพ์สิ่งที่แนบมาอีเมลโดยอัตโนมัติ

Outlook เป็นไคลเอ็นต์อีเมลที่ได้รับความนิยมมากที่สุดดังนั้นหากงานของคุณหมุนรอบบัญชีอีเมลของคุณมีโอกาสที่คุณใช้งานอยู่แล้ว Outlook มีการกำหนดค่าได้สูงและจะช่วยให้คุณสามารถพิมพ์เอกสารแนบอีเมลที่เข้ามาได้

เมื่อต้องการทำเช่นนี้เราจะสร้างสคริปต์ VBA ใน Outlook และใช้กับกฎของ Outlook นี่เป็นคำแนะนำที่สมบูรณ์ของกระบวนการทั้งหมด:

หมายเหตุ: ขั้นตอนต่อไปนี้ได้รับการยืนยันให้ทำงานใน Outlook 2016 ถึงแม้ว่าเราจะไม่ได้ทดสอบกับเวอร์ชันเก่า แต่สคริปต์ด้านล่างนี้ควรทำงานร่วมกับ Outlook เวอร์ชันทั้งหมดในทางกลับไปสู่ ​​Outlook 2010

สร้างกฎ VBA + เพื่อพิมพ์เอกสารแนบอีเมลโดยอัตโนมัติใน Outlook

1. เปิด Outlook และเข้าถึง แท็บนักพัฒนา จากแถบเครื่องมือของคุณจากนั้นคลิกปุ่ม Visual Basic
   หมายเหตุ: หากคุณไม่เห็นแท็บนักพัฒนาให้ไปที่ ไฟล์ และคลิก ตัวเลือก จากแท็บ Ribbon แบบกำหนดเอง และเลือกช่องถัดจาก นักพัฒนาซอฟต์แวร์ กด OK เพื่อยืนยัน ตอนนี้ แท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์ จะสามารถมองเห็นได้ในริบบิ้นที่ด้านบนของหน้าจอ
   
2. เมื่อหน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications ทำงานอยู่ให้ขยายโครงงาน Project1 (ด้านซ้าย) จากนั้นดับเบิลคลิกที่ ThisOutlookSession
   
3. ตอนนี้วางรหัสสคริปต์ต่อไปนี้ลงใน Project1 หน้าต่าง (ทางด้านขวา): Sub LSPrint (รายการเป็น Outlook.MailItem)
   เกี่ยวกับข้อผิดพลาดโฟลเดอร์ OError'Detects ข้อผิดพลาด GoTo
   Dim OFS เป็น FileSystemObject
   Dim sTempFolder As String
   ตั้ง oFS = New FileSystemObject
   'ตำแหน่งโฟลเดอร์ชั่วคราว
   sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'สร้างโฟลเดอร์ Temp พิเศษ
   cTmpFld = sTempFolder & \ OETMP & รูปแบบ (Now, yyyymmddhhmmss)
   MkDir (cTmpFld) 'บันทึกและพิมพ์เอกสารแนบ
   Dim oAtt As Attachment
   สำหรับแต่ละรายการในรายการสินค้า
   FileName = oAtt.FileName
   FullFile = cTmpFld & \ & FileName' บันทึกไฟล์แนบ
   oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'พิมพ์เอกสารแนบ
   ตั้งค่า objShell = CreateObject (Shell.Application)
   ตั้ง objFolder = objShell.NameSpace (0)
   ตั้งค่า objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx (พิมพ์) ถัดไปเปิดไฟล์ temp
   ถ้าไม่ oFS ไม่มีอะไรแล้วตั้ง oFS = Nothing
   ถ้าไม่ objFolder ไม่มีอะไรแล้วตั้ง objFolder = ไม่มีอะไรเลย
   objFolderItem = Nothing
   ถ้าไม่ objShell ไม่มีอะไรแล้วตั้ง objShell = NothingOError:
   ถ้า Err 0 จากนั้น
   MsgBox Err.Number & - & Err.Description
   สิ้นสุด Err.Clear
   End If
   Exit SubEnd Sub PRO TIP: หากปัญหาเกิดขึ้นกับคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อป / โน้ตบุ๊คคุณควรลองใช้ซอฟต์แวร์ Reimage Plus ซึ่งสามารถสแกนที่เก็บข้อมูลและแทนที่ไฟล์ที่เสียหายได้ วิธีนี้ใช้ได้ผลในกรณีส่วนใหญ่เนื่องจากปัญหาเกิดจากความเสียหายของระบบ คุณสามารถดาวน์โหลด Reimage Plus โดยคลิกที่นี่

   oAtt.SaveAsFile (FullFile)

   ตั้งค่า objShell = CreateObject (Shell.Application)
   ตั้ง objFolder = objShell.NameSpace (0)
   ตั้งค่า objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx (พิมพ์)

   ถัดไป

   ถ้าไม่ oFS ไม่มีอะไรแล้วตั้ง oFS = Nothing
   ถ้าไม่ objFolder ไม่มีอะไรแล้วตั้ง objFolder = ไม่มีอะไรเลย
   objFolderItem = Nothing
   ถ้าไม่ objShell ไม่มีอะไรแล้วตั้ง objShell = ไม่มีเลย

   OError:
   ถ้า Err 0 จากนั้น
   MsgBox Err.Number & - & Err.Description
   สิ้นสุด Err.Clear
   End If
   ออกจากย่อย

   End Sub

4. เมื่อคุณวางรหัสภายใน Project1 ไปที่ Tools (ในส่วนบนสุดของหน้าจอ) และคลิกที่ Reference
   
5. เลื่อนลงและเลือกช่องถัดจาก รันไทม์การเขียนสคริปต์ของ Microsoft คลิก ตกลง เพื่อบันทึกตัวเลือกของคุณและปิด หน้าต่างอ้างอิง
   
6. ตอนนี้กดที่ไอคอน บันทึก ที่มุมบนซ้ายของหน้าต่าง Visual Basic ตอนนี้คุณสามารถปิด Visual Basic ได้อย่างปลอดภัย
   
7. จากนั้นไปที่ ไฟล์ และคลิกที่ กฎและการแจ้งเตือน
   
8. คลิก กฎใหม่ จากนั้นคลิกที่ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ คลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ
   
9. ตอนนี้คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับเงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติตาม ถ้าคุณต้องการพิมพ์สิ่งที่แนบมาทั้งหมดให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก ที่มีเอกสารแนบ กด Next เพื่อดำเนินการต่อ
   หมายเหตุ: หากคุณไม่ต้องการพิมพ์เอกสารแนบทั้งหมดคุณสามารถใช้เงื่อนไขอื่นได้ที่นี่ สคริปต์ควรทำงานร่วมกับผู้ส่งหรือคำเฉพาะเจาะจงเฉพาะ
10. ในหน้าต่างถัดไปทำเครื่องหมายที่ช่องใกล้ เรียกใช้สคริปต์ จากนั้นคลิกที่ สคริปต์ เน้น ThisOutlookSession และกด OK ถัดไปให้กด Finish เพื่อยืนยัน
    
11. ในหน้าต่าง กฎและการเตือน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากกฎที่คุณเพิ่งสร้างไว้ เมื่อมีให้กดปุ่ม Apply
    

แค่นั้นแหละ. สิ่งที่แนบมากับอีเมลควรจะออกจากเครื่องพิมพ์ทันทีที่คุณได้รับ

สำคัญ: โปรดจำไว้ว่าการดำเนินการนี้จะใช้ได้เฉพาะในขณะที่ Outlook เปิดอยู่และบัญชีอีเมลของคุณจะได้รับการกำหนดค่าในคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์ของคุณได้รับการกำหนดค่าอย่างสมบูรณ์และมีไดรเวอร์ทั้งหมดที่จำเป็น

วิธีที่ 3: การใช้ Thunderbird เพื่อพิมพ์อีเมลโดยอัตโนมัติ

Mozilla Thunderbird เป็นฟรีไคลเอ็นต์อีเมลโอเพนซอร์ส ชุมชนที่อยู่เบื้องหลังมีการใช้งานมากช่วยให้คุณสามารถหาส่วนขยายจำนวนมากที่จะเพิ่มฟังก์ชันการทำงานที่ยอดเยี่ยมอยู่แล้ว

การกลับไปที่งานด้วยตนเองการกำหนดค่า Thunderbird ให้พิมพ์อีเมลโดยอัตโนมัติไม่ใช่เรื่องยาก แต่คุณจะต้องใช้เวลาลงทุน เราจะใช้ส่วนขยายสองแบบคือ FitaQuilla และ Printing Tools

หมายเหตุ: โปรดทราบว่าวิธีนี้จะไม่พิมพ์เอกสารแนบจากอีเมล จะพิมพ์ชื่อและเนื้อความของอีเมลที่ได้รับเท่านั้น หากเนื้อหาอีเมลรวมไฟล์ jpeg หรือ png จะมีการพิมพ์ออกมา

การกำหนดค่า Thunderbird เพื่อพิมพ์อีเมลโดยอัตโนมัตินั้นค่อนข้างง่าย ข้อเสียเปรียบเพียงเล็กน้อยคือ FitaQuilla - ส่วนขยายไม่ได้รับการอัพเดตให้เข้ากันได้กับ Thunderbird รุ่นล่าสุดดังนั้นคุณจะต้องติดตั้งด้วยตนเอง

หากคุณตัดสินใจที่จะใช้ Thunderbird ในการพิมพ์เอกสารแนบทางอีเมลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพให้ทำตามคำแนะนำด้านล่างนี้

ใช้ Thunderbird + FitaQuilla + Printing Tools เพื่อพิมพ์ไฟล์แนบอีเมลโดยอัตโนมัติ

PS: วิธีการนี้อาจใช้หรือไม่ทำงาน

1. ดาวน์โหลดและติดตั้ง Thunderbird รุ่นล่าสุดจากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ
2. ดาวน์โหลด FiltaQuilla และ Printer Options ลงในระบบของคุณ
   
3. เปิด Thunderbird แตะไอคอนเมนูที่มุมบนขวาและคลิกที่ Add-on
   
4. แตะ ไอคอนรูปเฟือง และคลิก ติดตั้ง Add-on จากไฟล์
   
5. ไปที่ตำแหน่งที่คุณดาวน์โหลดโปรแกรม Add-on ให้เลือกและคลิก Open
   
6. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 และ 4 พร้อมกับส่วนขยายอื่น ๆ และเริ่มต้น Thunderbird ใหม่
7. เมื่อ Thunderbird เปิดขึ้นอีกครั้งให้ไปที่ Add-ons> Extensions และคลิกปุ่ม Options ของ PrintingTools
   
8. เลือกตัวเลือก การพิมพ์ทั่วโลก และทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก พิมพ์โดยไม่มีหน้าต่างโต้ตอบ กด OK เพื่อบันทึกการเลือกของคุณ
   
9. คลิกปุ่มเมนูอีกครั้งและไปที่ ตัวกรองข้อความ> ตัวกรองข้อความ
   
10. คลิกปุ่ม ใหม่ เพื่อสร้างตัวกรองใหม่ เริ่มต้นด้วยการใส่ชื่อสำหรับตัวกรองของคุณ จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก การรับจดหมายใหม่ และกรองข้อมูลดังกล่าว หลังจากการจัดประเภทเนื้อหาขยะ หลังจากนั้นให้ตั้งเงื่อนไขเป็น สถานะเอกสารแนบ> มี> มีไฟล์แนบ สุดท้ายตั้งการกระทำขั้นสุดท้ายเพื่อ พิมพ์ จากนั้นกด OK เพื่อบันทึก
    
11. ตอนนี้กลับไปที่หน้าต่าง ตัวกรองข้อความ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวกรองถูกเปิดใช้งานแล้ว
    

แค่นั้นแหละ. ไคลเอ็นต์อีเมล Thunderbird ของคุณได้รับการกำหนดค่าให้พิมพ์อีเมลโดยอัตโนมัติตรวจดูให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานแล้วและอีเมลของคุณมีการกำหนดค่าอย่างถูกต้องใน Thunderbird

PRO TIP: หากปัญหาเกิดขึ้นกับคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อป / โน้ตบุ๊คคุณควรลองใช้ซอฟต์แวร์ Reimage Plus ซึ่งสามารถสแกนที่เก็บข้อมูลและแทนที่ไฟล์ที่เสียหายได้ วิธีนี้ใช้ได้ผลในกรณีส่วนใหญ่เนื่องจากปัญหาเกิดจากความเสียหายของระบบ คุณสามารถดาวน์โหลด Reimage Plus โดยคลิกที่นี่